高效能的時間管理與溝通技巧

高效能的時間管理與溝通技巧

課程背景：

人生最寶貴的兩項資產：一項是頭腦，一項是時間。時間管理水平高低，將決定管理者工作的成敗。時間運用的效率決定生命的品質！善于安排利用時間的人，時間自如、工作輕松、生活有序、忙而不亂。

現實工作中，有些管理者越來越忙，各種會議、應酬應接不暇，有時甚至已經力不從心，疲憊不堪！與此同時，在上級的“保姆式”襁褓之下，員工越來越像“嬰兒”，責任心卻越來越差，缺乏工作動力，導致整個部門工作效率日漸低下。因此，如何進行系統的高效時間管理已經成為現代管理者的必修課程。

時間管理并不是要把所有事情做完，而是要在合理的時間做合適的事情，以期取得最佳的工作價值。卓越的管理者能夠使團隊的每一位成員在工作時間分配上保持協調性和一致性，能夠把“個人時間管理”變成“組織時間管理”.而這背后考驗的就是管理者的高效執行力和溝通力. 管理者溝通意識、溝通水平的高低就成為關乎企業經營業績好壞的一個關鍵因素。通過建立良好的溝通機制、營造健康的溝通氛圍提升管理者的溝通能力，對提高管理績效、促進企業發展至關重要，良好的溝通能力是中層管理者獲取事業成功必備的基本功。

本課程將從溝通的前提和基礎，即心態和行為入手，分享管理者在日常管理中對上、對下、對平級的溝通策略；通過學習與時間管理的理念和工具方法，深度揭示時間管理的常見障礙及如何克服這些障礙的技巧.通過本課程的學習，將使管理者更有效的運用溝通工具去達成雙贏關系，共同取得最優結果。幫助管理者最大限度地利用時間，并由此提升個人和組織的工作效率和有效性。

課程收益：

● 掌握實用有效的時間管理方法和技巧，妥善安排工作優先順序, 提高工作效率。

● 減少工作中的時間浪費，改變拖延習慣，排除干擾因素。

● 養成日清事畢, 主動向前推進工作的習慣，最有效的利用時間。

● 掌握同理心、積極傾聽等自我管理溝通的關鍵心態和行為。

● 訓練并掌握與上級、下級和平級的高品質管理溝通策略及技巧。

● 掌握與不同風格的對象如何溝通，提升在工作情境下的溝通品質。

課程時間：2天，6小時/天

課程對象：企業中層管理者/基層管理者/儲備管理人員(管培生)為主。

課程方式：講師講授60%，學員互動40%（案例討論+行動學習+角色扮演+視頻教學

          +情景模擬）

課程大綱

第一講：傳統時間管理方法論的局限性

(導入)視頻欣賞：時間都去哪兒了？

一、時間管理的三大原則

1. 供給固定無彈性，無法開源

2. 消費永遠一次性，無法節流

3. 資源不可替代性，無力挽回

思考：有效的管理者與常人在時間管理方面有何不同？

二、傳統時間管理局限性

1. 第一代時間管理：便利貼式

2. 第二代時間管理：日程表式

3. 第三代時間管理：四象限時間管理

1). 第一象限:救火象限，長期處于第一象限會讓人筋疲力盡

2). 第二象限:質量象限，決定了工作與生活的質量，要長期堅持做

3). 第三象限:浪費象限，在工作中偶爾有表現，就有人提醒你

4). 第四象限:蒙蔽象限，感覺非常充實，其實是在做不重要的事情

弊端：傳統時間管理更偏重于個人事務管理,讓人焦急成癮

第二講：時間回顧法找出原因

案例分享：左廠長的工作日志

一、即時記錄法——真實準確貴在堅持

1. 隨時記錄自己的時間消耗情況，定期檢討，保障時間記錄的真實性、準確性

2. 記錄了，才知道自己在哪些事情上拖延、效率低，才能提高效率

3. 加強自己預估時間的能力，避免不能按時完成任務時的焦慮和自責

4. 提升自己的思維能力和自省能力

二、柳比歇夫法——分析反饋消除浪費

1. 運用任務表的方式記錄時間的耗費情況，對每周記錄的時間進行分類統計

2. 分析對照,找出浪費時間的因素，根據分析結果,制訂消除浪費的改善計劃

3. 對使用過的時間進行分析，能夠直觀地了解自己的時間使用情況

4. 合理地管理時間，把每一分鐘都用在刀刃上，使其發揮最大的價值

第三講：時間平衡法合理排序

一、第四代時間管理—要事第一法：輕重緩急合理排序

與偉人對話：柯維的故事

1. 角色的平衡就是保持個人的產能與產出平衡

2. 看清楚前進的方向，真正去做有效益的事情

3. 制定時間計劃表，堅決執行，處理工作的合理順序

4. 簡化生活，減少在不重要事情上花費的時間

5. 提高效率，把你所有的精力，都用在最重要的決策上

二、巧用第五代時間管控表，有效地將個人時間變為組織時間

1. 時間管理工具：第五代時間管控表的使用方法

2. 時間管理模板：SCRUM視覺看板在組織中的有效應用

第四講：時間聚焦法提高效率

一、切西瓜法——工作與生活的平衡

1. 區分法則：工作是實現自我價值的手段，家庭是我們心靈的港灣

2. 平衡法則：在工作和生活上投入的時間量分配平衡，在工作和生活角色中投入程度平衡，

  關于生活和工作的滿意度平衡

自我檢測：職場人士每年時間的分配

二、聚光規則法——專心致志敢于說”不”

1. 帕累托原則（二八定律）：20%的時間投入換來了80%的高效成果

2. 目標聚焦原則：把時間花費在對實現目標最重要的事情上

3. “時間區塊鏈”原則：時間要安排成整塊的，將事務分類，集中時間聚焦重要目標上

4. 排除干擾源，敢于說“不”

1).列出干擾因素并分類：突發性干擾，拖延性干擾

2).對干擾因素進行排序，找出前三位的干擾因素,羅列后果,尋求對策

3). 對突發性事件學會說“不”，可以減少別人的打擾，專注于真正重要工作

案例分享：華為工作法

第五講：管理溝通基礎與技巧

一、溝通定義—尊重信任理解合作

1. 溝通三類：人際溝通、管理溝通、商務溝通

2. 管理溝通三性：針對性、目標性、績效性

3. 管理溝通不只是信息的傳遞，還是情感、思想的交流

二、馬斯洛需求層次理論在管理中的應用

1. 滿足對方尚未滿足的需求，溝通之路會變得順暢

溝通工具：團隊成員分析表

2. 每個人都希望融人社會，每個人都需要關愛

情景演練：建立常態化的情感溝通系統，建立工作之外的團隊情感紐帶

3. 每個人都有被尊重的權利，每個人都有尊重別人的義務

4. 解決下屬情感問題，找到動機是說服力高低的關鍵

三：自我管理溝通技巧(“三心二意“)

1. 堅守“三心”

1).同理之心 —設身處地將心比心

2).委婉之心 —太極神掌柔能克剛

3).喜悅之心 —正面境界積極格局

2. 表達 “二意”

1).傾聽之意 —發現根源澄清假設

2).體態之意 —此刻無聲勝于有聲

現場練習：A.B角扮演

第六講：向上管理溝通技巧

一、匯報工作—爭取上級反思自己

1. 先說結果，后說過程，不論這個結果是好還是壞

2. 清晰的匯報結構：背景說明、深入分析、解決方案

3. 匯報結論和中心思想，抓住重點，清晰、有條理

4. 信息太多時，將內容分類并按一定的邏輯順序進行匯報

二、接受任務—理解意圖不找借口

1. 認真傾聽，并對指令要點作好記錄

2. 把所記錄的要點和重點復述一遍，讓上司給予澄清和確認

3. 明確三個問題：指令目標要求是什么？指令的依據是什么？上司有何思路？

三、提出建議—準備周全尊重上級

1. 靈活運用各種類型的建議，給上司留有“補充”的機會

2. 不能傷害上司的自尊心，不能剝奪上司的選擇權

3. 強調自己的意見或想法，容易讓上司產生反感，影響雙方的互信

4. 建議的類型：征求性建議、誘導性建議、選擇性建議、類比性的建議

第七講：向下管理溝通技巧

一、布置工作—明確傳達激發信心

1. 不要想當然地認為下級都清楚，不要認為經驗就是常識，不要惜字如金，要交代清楚

2. 明確負責人，明確驗收標準和要求，明確完成的時間和進度

3. 及時了解下屬的困難和需求

二、績效面談—著眼改進重在共識

1. 雙方都需要做好準備，要對績效面談設置統一的流程和要求

2. 既要對績效表現良好的結果和行為提出肯定，也要對績效不佳的結果和行為進行分析和總結

3. 與員工一起樹立一個挑戰性的目標，幫助下級提出具體的改進措施，以積極的語言來結束績效面談

4. 掃除員工低沉的情緒，幫助員工釋放壓力，找到正確的方法

三、批評下屬—指明問題找出原因

1. 批評員工前，先對成績和工作提出肯定和表揚

2. 從贊揚開始，以忠告結束，問題解決了，感情也沒傷

3. 控制好情緒，切忌任性而為，不能發脾氣

4. 注意語氣和措辭，不使用帶有侮辱性、攻擊性、詆毀性的語言

5. 有理有據，尊重事實，使對方信服

案例分析與討論：老田與小馬的故事

第八講：平級管理溝通技巧

一、尋求支持—欲先取之必先予之

1. 溝通的效果取決于非職權影響力，對方接受看法及行為模式的程度

2. 部門壁壘的深層次根源是雙贏意識的缺失

3. 沒有理所當然，對方配合是情誼，不配合是情理

4. 拉近彼此的心理距離，營造良好的溝通氛圍

二、化解沖突—消滅萌芽克己雙贏

1. 雙方既是對手又是朋友，合作是一種最明智的競爭策略

2. 要滿足自己的需要，就要首先滿足他人的需要

3. 走出自己的世界，嘗試傾聽對方的“道理”

4. 傾聽不代表接受，而是理解對方的感受，積極地回應對方